منصة طلبيات B2B

حين تصل الطلبيات عبر الهاتف

لدى كثير من الموزّعين، يبدأ اليوم بالهاتف. يُملي العميل طلبيته، ويدوّنها مندوب المبيعات، ثم يعيد شخص آخر إدخالها في برنامج التسيير. وتصل أذونات طلب أخرى عبر WhatsApp أو في شكل صور، وكل إعادة إدخال تضيف احتمالًا آخر للخطأ.

منصة طلبيات B2B بوابة خاصة، مقصورة على عملائكم المهنيين. وهي تُوصَل ببرنامج التسيير لديكم، الذي يبقى المصدر المرجعي الوحيد للبيانات.

SADIS شركة مغربية، مقرها الاجتماعي في العيون ومكتبها التشغيلي في الدار البيضاء. وقد صمّمت منصة من هذا النوع لفائدة Konipa، موزّع قطع غيار السيارات بالدار البيضاء، وتتولى تشغيلها.

ما ينتظره الموزّع

يجب أن تتيح بوابة الموزّعين أو البائعين لعملائكم الطلب في أي وقت، وفق الشروط المتفاوض عليها معكم.

• كتالوج موثوق المنتجات والتوفر مصدرها برنامج التسيير، دون نسخة تُحدَّث يدويًا.
• شروط كل عميل أسعار متفاوض عليها، وتخفيضات حسب فئة المنتجات، وسقف ائتمان مسموح به: لا يرى كل عميل إلا شروطه.
• الطلب دون اتصال هاتفي سلة مشتريات، أو إعادة استخدام طلبية سابقة، أو استيراد قائمة مراجع.
• المتابعة دون تذكير التحضير، والشحن، والجاهزية للاستلام: تظهر الحالة دون الحاجة إلى مندوب مبيعات.
• سجل قابل للاطلاع تبقى الفواتير والإشعارات الدائنة والأرصدة المستحقة متاحة، مما يقلّل المكالمات إلى قسم المحاسبة.
• صلاحيات متحكَّم فيها فتح الحسابات، والحظر عند تجاوز سقف الائتمان، وكتالوج مقيَّد: تقرّرون من يرى ماذا.
• عدة مستودعات يتوقف التوفر المعروض على المستودع الذي سيخدم العميل، وفق قواعد التحويل لديكم.

العثور على القطعة المناسبة

يبحث الميكانيكي عن قطعة محددة لمركبة محددة.

• بالمرجع يتقبّل البحث اختلافات الإدخال (المسافات، والشرطات، والبادئات) ويقترح المكافئات بين المصنّعين.
• برقم الهيكل يحدّد الرقم الطراز والمحرّك وسنة الصنع، ثم يوجّه نحو القطع المتوافقة. وهذه الوظيفة قيد الاستغلال الفعلي على المنصة التي نشغّلها.
• برقم التسجيل تتوقف جدواه على البيانات المتاحة لحظيرة المركبات المستهدفة؛ وتُدرس أثناء مرحلة التأطير.

يتم التحقق من التوافق قبل الطلب، مما يقلّل المرتجعات والنزاعات.

ما الذي يتغيّر بالنسبة لفرقكم

تُعفي البوابة مندوبي المبيعات مما لم يكن بيعًا قط: الطلبيات المُملاة، والتحقق من التوفر، وإعادة إرسال الفواتير. فيزورون عملاءهم، ويتابعون من يقلّ طلبهم، ويفتحون حسابات جديدة. ويرون أيضًا من يطلب، وبأي وتيرة، وما الذي تم الاطلاع عليه.

ويتلقى المخزن طلبيات مكتوبة ومنظّمة؛ ويُحسم أي نزاع بالرجوع إلى الطلبية الأصلية. وتتابع الإدارة في الوقت الفعلي طلبيات اليوم والأرصدة المستحقة والمنتجات سريعة الدوران، دون جداول Excel تُملأ يدويًا.

يفتح مندوبو المبيعات الحسابات ويقدّمون البوابة خلال زياراتهم؛ ويبدأ أولًا العملاء الأكثر إقبالًا عليها.

مرتبطة ببرنامج التسيير التجاري لديكم

يبقى Sage أو Odoo أو أي نظام ERP آخر المرجعَ للمنتجات والأسعار والمخزون والعملاء. ننشر هذه البرامج ونضبط إعداداتها وندمجها، دون أن نكون شريكًا رسميًا ولا موزّعًا لـ Sage أو Odoo.

تنقل وصلاتنا البيانات في الاتجاهين. يرسل برنامج التسيير إلى البوابة المنتجات، والأسعار والشروط الخاصة بكل عميل، والتوفر حسب المستودع، والأرصدة المستحقة وسقوف الائتمان؛ وتعيد إليه البوابة الطلبيات المؤكَّدة، وحسابات العملاء الجدد، والطلبات الخاصة، دون إعادة إدخال.

تتوقف الطريقة على برنامجكم (خدمات جاهزة للاستخدام، أو تبادل ملفات منظّمة، أو ولوج إلى قاعدة البيانات)، ويتم اختيارها في بداية المشروع، على نظامكم الفعلي.

اشترطوا على أي مزود خدمات ضمانتين. تحمّل الانقطاعات: إذا تعذّر الوصول إلى برنامج التسيير، تتلقى البوابة الطلبيات ثم تنقلها لاحقًا، دون فقدان أو تكرار. وقابلية التتبّع: كل عملية تبادل تترك أثرًا قابلًا للاطلاع.

منصة قيد الاستغلال الفعلي

يسجّل كل عميل دخوله إلى حسابه ويبحث عن قطعة بالمرجع أو برقم الهيكل. ثم يُعدّ طلبيته ويتابع معالجتها في الوقت الفعلي. والمنصة، المرتبطة ببرنامج التسيير التجاري للموزّع القائم على Sage 100، تنقل الطلبيات إلى التحضير؛ ويُزامَن المخزون والأسعار والطلبيات في الوقت الفعلي، في الاتجاهين.

وهي تلغي الإملاء الهاتفي والإدخال المزدوج، دون أن تحلّ محلّ برنامج التسيير أو فرق الموزّع.

ويُكمّل البوابةَ تطبيقٌ على الحاسوب اللوحي لفائدة المندوبين التجاريين في الميدان: يرى العميل والمندوب المخزون نفسه والأسعار نفسها، وتصل الطلبية المأخوذة خلال الزيارة إلى برنامج التسيير التجاري دون إعادة إدخال. المهمة موصوفة في صفحة إنجازاتنا.

أبعد من قطع غيار السيارات

قطع غيار السيارات حالة معقّدة: عشرات الآلاف من المراجع، وتوافقات حسب المركبة، ومكافئات بين المصنّعين. والمنطق نفسه يسري على مواد البناء، والصناعات الغذائية، والتوريدات الصناعية، والتجهيزات الطبية أو النسيج. ولا تتغيّر إلا قواعد التسيير: وحدات البيع، والتعبئة، والدفعات، وتواريخ انتهاء الصلاحية، والأسعار حسب العقد.

تولّي منصة قائمة

إذا طوّر بوابتكم مزود خدمات لم يعد يستجيب، أو موظف غادر الشركة، فإن التولّي يتبع هذا الترتيب.

1. استرجاع ما يعود إليكم الولوج إلى الاستضافة واسم النطاق، والشيفرة المصدرية، وقاعدة البيانات، والنسخ الاحتياطية، والتوثيق.
2. التحقق من الحقوق حسب العقد الأوّلي، قد تكون الحقوق على الشيفرة بقيت لدى مزود الخدمات الأصلي.
3. التدقيق حالة الشيفرة، واتساق البيانات، والثغرات الواضحة، وأسباب البطء أو الأعطال.
4. تثبيت الاستقرار قبل إعادة البناء تأمين القائم، وإعادة تفعيل النسخ الاحتياطية، وتصحيح ما يعيق العمل اليومي.

لا نقترح إعادة بناء كاملة إلا إذا برّرها التدقيق؛ وإلا فإن التولّي يتم على مراحل، مع بقاء البوابة في الخدمة. وبالنسبة لموقع تعريفي أو متجر إلكتروني، راجعوا صفحة مواقع وتطبيقات الويب؛ ولأداة تسيير داخلية، صفحة برنامج التسيير المخصص.

ملكية الشيفرة والاستضافة وقابلية الانتقال

ثلاثة أسئلة ينبغي طرحها على أي مزود خدمات، بمن فيهم نحن، قبل البدء.

• لمن تعود ملكية الشيفرة؟ لدينا، يتنازل العقد للعميل عن الحقوق على التطويرات المنجزة لفائدته: الشيفرة المصدرية، ومخططات قاعدة البيانات، والتوثيق.
• من يملك صلاحيات الولوج؟ تُفتح الاستضافة واسم النطاق والشهادات والحسابات التقنية باسم العميل. وإذا توقفت العلاقة، فليس لديكم ما تتفاوضون عليه.
• كيف تغادرون؟ شيفرة مصدرية مُدارة بالإصدارات ومسلَّمة، وبيانات قابلة للتصدير بصيغ مفتوحة، وتوثيق تشغيل محيَّن: يمكن لفريق آخر تولّي النظام دون البدء من الصفر.

قبل تأسيس SADIS في المغرب، أمضى مؤسسوها ست سنوات في مهام مستقلة داخل مجموعات صناعية فرنسية كبرى. ومن المشروع أن يتساءل المرء إن كان مزود الخدمات سيظل حاضرًا بعد ثلاث سنوات: والعقد هو ما يجيب عن ذلك.

مراحل المشروع

1. التأطير فئات المنتجات، ومنطق التسعير، والمستودعات، والمصادقات، والبرنامج المعتمد؛ وفيه يُحسم أسلوب البحث وطريقة الربط بالنظام القائم.
2. النماذج الأولية يُصادَق على البحث والسلة وتتبع الطلبيات مع المستخدمين المستقبليين.
3. تطوير على مراحل إصدارات تُعرض بانتظام، مع ربط يُختبر على بيانات حقيقية.
4. ترحيل البيانات يتم التحقق من الحسابات وشروط التسعير والسجل قبل الافتتاح.
5. المرحلة التجريبية يختبر بعض العملاء المتطوعين البوابة قبل الافتتاح العام.
6. الافتتاح والتشغيل التكوين، ومواكبة العملاء، ثم الصيانة والتطويرات.