برنامج تسيير مخصص

حين تُدار المقاولة بالملفات

تصل الطلبيات إلى ملف Excel، ويُتابَع المخزون في ملف آخر، وتُحرَّر عروض الأسعار ببرنامج لمعالجة النصوص، وتمر المصادقات عبر WhatsApp. ما دام النشاط محدودًا، يصمد هذا الأسلوب.

ثم يضيع عرض سعر، ويُنسى إرسال تذكير، ويتبيّن أن المخزون خاطئ لحظة التسليم، وتُستنزف كل نهاية شهر في محاولة التوفيق بين أرقام لا تتطابق. وغالبًا ما تفكر الإدارة حينها في برنامج تسيير مخصص.

SADIS شركة مغربية لتطوير البرمجيات وإدماج الأنظمة، مقرها الاجتماعي في العيون ومكتبها التشغيلي في الدار البيضاء. نطوّر تطبيقات مهنية ومنصات مثل منصة طلبيات B2B الخاصة بـKonipa، موزّع قطع غيار السيارات، وننشر أنظمة ERP مثل Sage وOdoo ونضبط إعداداتها وندمجها. والجمع بين الأمرين يتيح لنا أن نقول لكم بصراحة متى يجدر التطوير، ومتى لا يجدر.

ما هو البرنامج المخصص

هو أداة تُبنى انطلاقًا من قواعد عملكم: مراحل المصادقة لديكم، ووحدات البيع، والأسعار حسب العميل، ووثائقكم. فهو ليس منتجًا قياسيًا يتعيّن على فريقكم الخضوع له. ويتخذ في الغالب أحد الأشكال التالية.

• تسيير شامل للدورة التجارية: عروض الأسعار، والطلبيات، وأذونات التسليم، والفواتير، والإشعارات الدائنة، والتحصيلات.
• أداة مهنية موجّهة لما لا تستطيع حزمتكم البرمجية القيام به: جدولة الورشة، وتتبع الأوراش، وجولات التوزيع، ومراقبة الجودة، وعقود الإيجار.
• تسيير للمخزون مُكيَّف مع تنظيمكم: عدة مستودعات، وعتبات التنبيه، والدفعات، ومواقع التخزين، والرموز الشريطية.
• بوابة مفتوحة لعملائكم أو موزّعيكم أو فرقكم الميدانية، مرتبطة بتسييركم الداخلي، في شكل تطبيق ويب أو تطبيق للهاتف المحمول.
• وصلة ربط بين برنامجين لا يتواصلان فيما بينهما، لإيقاف الإدخال المزدوج دون استبدال أي شيء.

مخصص أم حزمة برمجية جاهزة

يكون التطوير مبرَّرًا عندما يخرج جزء من نشاطكم عن نطاق المنتجات القياسية، ويكون لهذا الجزء وزنه. فإما أن طريقة عملكم هي ما يميّزكم، وإخضاعها لحزمة برمجية يعني التخلي عنها؛ وإما أن برنامجكم يغطي الأساسي ويُنجَز الباقي على Excel، فيأتي تطبيق ليسدّ ما ينقص، موصولًا بالنظام القائم. وتظهر الحاجة أيضًا عندما تتقاسم عدة أدوات البيانات نفسها، أو عندما يتعيّن أن ينفتح نظامكم على العملاء أو على مندوبي المبيعات الميدانيين أو على المناولين.

في المقابل، تلبّي الحزم البرمجية المتوفرة في السوق حاجات المحاسبة والأجور والتسيير التجاري الاعتيادي (صفحة بالفرنسية) على نحو جيد. فهي تواكب التشريعات المعمول بها، ويعرفها المحاسبون. وفي هذه الحالة، سننصحكم بنشر نظام ERP والاقتصار في التطوير على الإضافات المفيدة.

تنشر SADIS أنظمة Sage وOdoo وغيرها من أنظمة ERP وتضبط إعداداتها وتدمجها، دون أن تكون شريكًا رسميًا ولا موزّعًا لـ Sage أو Odoo: ليس لدينا ترخيص نسعى إلى بيعه.

التخلي عن Excel والإدخال المزدوج

Excel أداة حساب ممتازة، لكنه نظام معلومات رديء. ومن السهل تمييز اللحظة التي لم يعد فيها كافيًا: تُتداوَل عدة نسخ من الملف نفسه، ولا يفهم الجدول سوى شخص واحد، ولا أحد يعرف من عدّل ماذا.

التخلي عنه لا يعني التخلص من كل شيء. فهذه الملفات تتضمن في الغالب قواعد تسيير تراكمت على مدى سنوات. نحصي الملفات المستخدمة فعليًا، ونفهم ما تحسبه، ثم ندمج هذه القواعد في التطبيق. وتُنقّى بيانات العملاء والمنتجات والأسعار والسجلات وتُستورد: فيجد الفريق بياناته منذ اليوم الأول.

والمنطق نفسه ينطبق على الإدخال المزدوج. طلبية تُدوَّن في ملف، ثم يُعاد إدخالها في برنامج التسيير التجاري، ثم تُنسخ على إذن تسليم: تلك ثلاث فرص للخطأ. يجب أن تُدخَل المعلومة مرة واحدة وأن تنتقل من عرض السعر إلى الفاتورة.

مرتبط بـ Sage أو Odoo أو بالبرنامج المعتمد لديكم

التطبيق المعزول يعيد خلق المشكلة التي كان يُفترض أن يحلها. وهو يتبادل البيانات في جلّ الحالات مع برنامج مثبّت من قبل: المنتجات، والأسعار، والمخزون، والعملاء، والطلبيات، والفواتير.

ينبغي حينها أن نحدّد، لكل معطى، البرنامج المرجعي. من يُنشئ عميلًا جديدًا؟ في أي لحظة تصبح الطلبية فاتورة؟ تبدو هذه الخيارات تقنية؛ لكنها خيارات تنظيمية، وتُتخذ مع الفرق.

جاهز للفاتورة الإلكترونية

تعمل المديرية العامة للضرائب (DGI) على تعميم الفاتورة الإلكترونية في المغرب (صفحة بالفرنسية) بشكل تدريجي: فواتير تُصدَر بصيغة منظمة وتُرسَل إلى منصة تابعة للإدارة. ولا يُعتدّ بشأن الجدول الزمني إلا بالنصوص الرسمية التي تنشرها المديرية العامة للضرائب. والبرنامج الذي يُصمَّم اليوم دون مراعاة ذلك سيتعيّن تعديله غدًا.

لذلك يجب أن يتضمن منذ البداية ما يلي:

• بيانات فوترة منظمة بدل النص الحر: رقم ICE الخاص بالمقاولة وبالعميل، والكميات، ونسب الضريبة على القيمة المضافة، والمبالغ؛
• مسار متحكَّم فيه، من عرض السعر إلى الإشعار الدائن، مع ترقيم للوثائق وأثر مسجَّل لكل مرحلة؛
• القدرة على التبادل مع منصة خارجية، بما يتجاوز ملف PDF بسيطًا؛
• فوترة منفصلة عن باقي التطبيق، لمواكبة تطوّر التشريعات دون المساس بنواة البرنامج.

إذا كنتم تستخدمون بالفعل نظام ERP أو أداة داخلية، فالسؤال نفسه مطروح: كيف يُربَط بالفاتورة الإلكترونية حين يحين الوقت؟ وحسب الحالة، يكون الحل في ضبط إعدادات الحزمة البرمجية أو في وصلة ربط.

ملكية الشيفرة وقابلية الانتقال

أن تعهدوا ببرنامج التسيير إلى مزود خدمات يعني أن تعهدوا إليه بجزء من سير عمل المقاولة. وقد تعلّمت مقاولات كثيرة ذلك على حسابها: مزود الخدمات لم يعد يجيب، وهي لا تملك الشيفرة ولا صلاحيات الولوج. لذلك ندوّن هذه النقاط في العقد.

• الشيفرة المصدرية والتوثيق ملك لكم، مع التنازل عن الحقوق على ما يُطوَّر لفائدتكم.
• الاستضافة واسم النطاق وقواعد البيانات والحسابات التقنية تُفتح باسمكم.
• تبقى بياناتكم قابلة للتصدير في أي وقت، بصيغ مفتوحة.
• نستخدم تقنيات واسعة الانتشار، يستطيع مزود آخر أن يتولاها.

SADIS شركة حديثة النشأة. قبل تأسيس SADIS في المغرب، أمضى مؤسسوها ست سنوات في مهام مستقلة داخل مجموعات صناعية فرنسية كبرى. ومن المشروع أن يتساءل المرء إن كان مزود الخدمات سيظل حاضرًا بعد بضع سنوات: قابلية الانتقال يجب أن يضمنها العقد، لا مجرد وعد.

تطبيقات حسب القطاع

تتغير التقنيات قليلًا من قطاع إلى آخر؛ أما قواعد التسيير فتتغير كثيرًا.

• التوزيع والتجارة الأسعار والتخفيضات حسب العميل، وتلقي الطلبيات في الميدان، وبوابة للموزّعين، ومخزون متعدد المستودعات، والتسليمات الجزئية.
• الصناعة أوامر التصنيع، وقوائم المكونات، والدفعات، ومراقبة الجودة، والوقت المستغرق.
• البناء والأشغال العمومية تتبع الأوراش (صفحة بالفرنسية)، وكشوف الأشغال، والمعدات والآليات، والتبادل بين المكتب والميدان.
• النقل واللوجستيك جولات التوزيع، وتتبع الشحنات، وإثباتات التسليم، وفوترة الخدمات.
• الخدمات العقود والاشتراكات، والتدخلات، وجدولة الفرق، والفوترة الدورية.

أسئلة ينبغي طرحها على مزود الخدمات

أيًّا كان مزود الخدمات الذي تستشيرونه، تتيح لكم هذه الأسئلة تقييم جوابه.

• هل لديكم إنجاز يمكن الاطلاع عليه؟ اثنتان من مهامنا موصوفتان بالتفصيل في صفحة إنجازاتنا: منصة طلبيات B2B لفائدة موزّع، وترحيل فرع صناعي إلى Microsoft 365. ويمكن، خلال لقاء، اقتراح التواصل مع شخص مرجعي لدى العميل، بموافقة هذا الأخير.
• من سيملك الشيفرة وصلاحيات الولوج والبيانات؟ يجب أن يرد الجواب في العقد.
• كيف سيرتبط البرنامج بأدواتنا؟ اقتراح استبدال كل شيء دون النظر إلى ما هو قائم يعني المخاطرة نيابة عنكم.
• ما الذي تخطّطون له بخصوص الفاتورة الإلكترونية؟ يجب أن يتمكن أي تطوير يُطلق اليوم من التكيف معها دون إعادة كتابته.
• من يتولى الصيانة، وكيف؟ يظل برنامج التسيير قيد الاستخدام سنوات عديدة؛ لذا يُخطَّط لتطويره منذ البداية.

مراحل المشروع

1. تشخيص الوضع القائم مقابلات مع مستخدمي الأدوات، ومراجعة ملفات Excel والبرامج المعتمدة.
2. التأطير نطاق مكتوب: الوظائف، والتبادل مع النظام القائم، والبيانات المراد ترحيلها، والأولويات.
3. تطوير على مراحل إصدارات متتالية تختبرها فرقكم على حالات حقيقية، بدل تسليم كل شيء دفعة واحدة في النهاية.
4. بدء التشغيل استيراد البيانات، وتكوين المستخدمين، والمواكبة خلال الأسابيع الأولى.
5. الصيانة والتطويرات التصحيحات، والتكييف مع المستجدات التشريعية، والوظائف الجديدة.

تُنجَز ورشات العمل والتكوين في عين المكان، انطلاقًا من مكتبنا في الدار البيضاء؛ ويمكن بعد ذلك أن تتم المتابعة عن بُعد، في أي مكان بالمغرب. ويمكن للمخاطَب نفسه أيضًا التكفل بالبريد الإلكتروني والانتقال إلى Microsoft 365 (صفحة بالفرنسية)، أو الشبكة أو الحظيرة المعلوماتية.