Logiciel de gestion sur mesure

Quand les fichiers font tourner l'entreprise

Les commandes arrivent dans un fichier Excel, le stock vit dans un autre, les devis partent d'un traitement de texte et les validations passent par WhatsApp. Tant que l'activité reste petite, cela tient.

Puis un devis se perd, une relance est oubliée, le stock est faux au moment de livrer, et chaque fin de mois part en réconciliation de chiffres qui ne concordent pas. C'est souvent là qu'une direction envisage un logiciel de gestion sur mesure.

SADIS est une société marocaine de développement logiciel et d'intégration, avec un siège social à Laâyoune et un bureau opérationnel à Casablanca. Nous développons des applications métier et des plateformes comme la plateforme de commande B2B de Konipa, distributeur de pièces automobiles, et nous déployons, paramétrons et intégrons des ERP comme Sage et Odoo. Faire les deux nous permet de vous dire franchement quand développer, et quand ne pas le faire.

Ce qu'est un logiciel sur mesure

C'est un outil construit à partir de vos règles de fonctionnement, et non un produit standard auquel votre équipe doit se plier : vos étapes de validation, vos unités de vente, vos tarifs par client, vos documents. Il prend le plus souvent l'une de ces formes.

• Une gestion complète du cycle commercial : devis, commandes, bons de livraison, factures, avoirs et encaissements.
• Un outil métier ciblé pour ce que votre progiciel ne sait pas faire : planning d'atelier, suivi de chantier, tournées, contrôle qualité, contrats de location.
• Une gestion de stock calée sur votre organisation : plusieurs dépôts, seuils d'alerte, lots, emplacements, codes-barres.
• Un portail ouvert à vos clients, à vos revendeurs ou à vos équipes terrain, relié à votre gestion interne, sous forme d'application web ou d'application mobile.
• Une passerelle entre deux logiciels qui ne se parlent pas, pour arrêter la double saisie sans rien remplacer.

Sur mesure ou progiciel

Développer se justifie lorsqu'une partie de votre activité échappe aux produits standard, et que cette partie compte. Votre façon de travailler fait votre différence et la plier à un progiciel reviendrait à y renoncer ; ou bien votre logiciel couvre l'essentiel et le reste se fait sur Excel, et une application vient combler ce qui manque, branchée sur l'existant. Le besoin apparaît aussi quand plusieurs outils partagent les mêmes données, ou quand votre système doit s'ouvrir à des clients, des commerciaux terrain ou des sous-traitants.

À l'inverse, la comptabilité, la paie et la gestion commerciale classique sont bien servies par les progiciels du marché. Ils suivent la réglementation et les comptables les connaissent. Dans ce cas, nous vous conseillerons de déployer l'ERP et de ne développer que les compléments utiles.

SADIS déploie, paramètre et intègre Sage, Odoo et d'autres ERP, sans être partenaire officiel ni revendeur de Sage ou d'Odoo : nous n'avons pas de licence à placer.

Quitter Excel et la double saisie

Excel est un excellent outil de calcul et un mauvais système d'information. On reconnaît le moment où il ne suffit plus : plusieurs versions du même fichier circulent, une seule personne comprend le tableau, et personne ne sait qui a modifié quoi.

Le quitter ne veut pas dire tout jeter. Ces fichiers contiennent souvent des règles de gestion accumulées pendant des années. Nous recensons ceux qui servent vraiment, comprenons ce qu'ils calculent, puis reprenons ces règles dans l'application. Clients, articles, tarifs et historiques sont nettoyés et importés : le premier jour, l'équipe retrouve ses données.

Même logique pour la double saisie. Une commande notée dans un fichier, ressaisie dans la gestion commerciale puis recopiée sur un bon de livraison, ce sont trois occasions de se tromper. L'information doit être saisie une fois et circuler du devis jusqu'à la facture.

Connecté à Sage, à Odoo ou à votre logiciel en place

Une application isolée recrée le problème qu'elle devait régler. Elle échange presque toujours avec un logiciel déjà installé : articles, tarifs, stocks, clients, commandes, factures.

Il faut alors décider, pour chaque donnée, quel logiciel fait foi. Qui crée un nouveau client ? À quel moment une commande devient-elle une facture ? Ces choix ont l'air techniques ; ce sont des choix d'organisation, et ils se font avec les équipes.

Prêt pour la facture électronique

La DGI déploie progressivement la facture électronique au Maroc : des factures émises dans un format structuré et transmises à une plateforme de l'administration. Seuls les textes officiels publiés par la DGI font foi sur le calendrier. Un logiciel conçu aujourd'hui sans en tenir compte devra être repris demain.

Il doit donc prévoir dès le départ :

• des données de facture structurées : ICE de l'entreprise et du client, quantités, taux de TVA et montants, et non du texte libre ;
• un circuit maîtrisé, du devis à l'avoir, avec une numérotation et la trace de chaque étape ;
• la capacité à échanger avec une plateforme externe, au-delà d'un simple PDF ;
• une facturation séparée du reste de l'application, pour suivre la réglementation sans toucher au cœur du logiciel.

Si vous utilisez déjà un ERP ou un outil interne, la question est la même : comment le raccorder à la facture électronique le moment venu. Selon les cas, la réponse passe par le paramétrage du progiciel ou par une passerelle.

Propriété du code et réversibilité

Confier son logiciel de gestion à un prestataire, c'est lui confier une partie du fonctionnement de l'entreprise. Beaucoup d'entreprises l'ont appris à leurs dépens : le prestataire ne répond plus, et elles ne détiennent ni le code ni les accès. Nous l'écrivons donc dans le contrat.

• Le code source et la documentation vous appartiennent, avec cession des droits sur ce qui est développé pour vous.
• L'hébergement, le nom de domaine, les bases de données et les comptes techniques sont ouverts à votre nom.
• Vos données restent exportables à tout moment, dans des formats ouverts.
• Nous utilisons des technologies répandues, qu'un autre prestataire saura reprendre.

SADIS est une société jeune. Ses fondateurs ont conduit six années de missions en freelance au sein de grands groupes industriels français avant de créer SADIS au Maroc. Se demander si un prestataire sera encore là dans quelques années est légitime : la réversibilité doit être garantie par le contrat, pas par une promesse.

Des applications par secteur

Les techniques changent peu d'un secteur à l'autre ; les règles de gestion, beaucoup.

• Distribution et négoce Tarifs et remises par client, prise de commande terrain, portail revendeurs, stock multi-dépôts, livraisons partielles.
• Industrie Ordres de fabrication, nomenclatures, lots, contrôle qualité, temps passés.
• BTP et travaux publics Suivi de chantier, situations de travaux, matériel et engins, échanges entre le bureau et le terrain.
• Transport et logistique Tournées, suivi des expéditions, preuves de livraison, facturation des prestations.
• Services Contrats et abonnements, interventions, planning des équipes, facturation récurrente.

Questions à poser à un prestataire

Quel que soit le prestataire que vous consultez, ces questions permettent de juger sa réponse.

• Avez-vous une réalisation consultable ? Deux de nos missions sont décrites en détail sur la page réalisations : une plateforme de commande B2B pour un distributeur, et la migration d'une filiale industrielle vers Microsoft 365. Un contact de référence peut être proposé en rendez-vous, avec l'accord du client.
• Qui détiendra le code, les accès et les données ? La réponse doit figurer dans le contrat.
• Comment le logiciel se connectera-t-il à nos outils ? Proposer de tout remplacer sans regarder l'existant, c'est prendre un risque à votre place.
• Que prévoyez-vous pour la facture électronique ? Un développement engagé aujourd'hui doit pouvoir s'y adapter sans être réécrit.
• Qui assure la maintenance, et comment ? Un logiciel de gestion vit des années ; son évolution se prévoit dès le départ.

Le déroulé d'un projet

1. État des lieux Entretiens avec ceux qui utilisent les outils, revue des fichiers Excel et des logiciels en place.
2. Cadrage Un périmètre écrit : fonctions, échanges avec l'existant, données à reprendre, priorités.
3. Développement par étapes Des versions successives, testées par vos équipes sur des cas réels, plutôt qu'un seul bloc livré à la fin.
4. Mise en service Import des données, formation des utilisateurs, accompagnement des premières semaines.
5. Maintenance et évolutions Corrections, adaptations réglementaires, nouvelles fonctions.

Les ateliers et la formation se font sur place, depuis notre bureau de Casablanca ; le suivi peut ensuite se faire à distance, partout au Maroc. Le même interlocuteur peut aussi prendre en charge la messagerie et la migration vers Microsoft 365, le réseau ou le parc informatique.